このページでは、印刷会社で長年培ってきた経験から、PDF入稿のメリットとデメリットをくわしく解説します。
PDF入稿とは、PDF形式のファイルを印刷用データとして印刷会社に渡すことをいいます。
PDF入稿は、近年では一般的なデータ入稿形式ですが、その特徴を正しく理解することで、よりスムーズで高品質な印刷を実現できます。
PDFはPortable Document Formatの略で、Adobe社が考案したフォーマットです。現在ではオープンスタンダードとなり、国際標準化機構（ISO）で管理されています。ファイルの拡張子は「.pdf」です。
それではPDF入稿のメリット・デメリットを解説します。
メリット
一貫した表示とレイアウトが維持される
PDFはプラットフォームに依存せず、どのデバイスでも同じように表示できます。これにより、デザインやレイアウトが意図した通りに再現され、印刷物の品質が保証されます。
これは作成元のアプリケーションから切り離されていることを意味します。印刷会社が対応していないアプリケーションでもPDF入稿に対応していれば、PDFに変換することで入稿データとして利用することが可能です。デザイナーのアプリケーションの選択肢を増やし、自由な制作環境を実現できます。
フォントの埋め込みができる
PDFファイルにはドキュメントで使用しているフォントを埋め込むことができるため、印刷時にフォントが変わってしまう心配がありません。これにより、デザインが意図した通りに再現され、文字の崩れ（文字化け）やフォントの置き換えが防止されます。
またフォントを埋め込むことができるので、編集データ上でフォントのアウトライン化の必要がなく、デザイナーは自由なフォントを利用できます。アウトライン化は入稿直前によく行われる作業のひとつですが、アプリケーションによっては不用意にアウトライン化を行うと体裁が崩れてしまうこともあり、思わぬ印刷トラブルの原因になります。そうしたデザインの変更を発生させないためにも、アウトライン化を行わずにフォントを埋め込むことは安定した印刷を行うために有効です。
※フォントメーカーからフォント埋め込みを許可されていないものやフォント埋め込みの品質を保証しないフォントも存在します
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仕上がりサイズなどの設定を保存できる
PDFファイルには仕上がりサイズを示すトリムボックス（Trim Box）や裁ち落としサイズを示すブリードボックス（Bleed Box）といったデジタルトンボとしての情報を含むことができます。製版工程の面付けの際も、位置合わせがデジタルで正確に行えるのでミスの低減も図られます。印刷工程の断裁位置がデジタルで指示できるのでJDFなどを通じて正確に断裁が行われます。
トリムボックスやブリードボックスの元となる情報は、例えばIllustratorやInDesignではアートボード・ドキュメントのサイズ、そしてドキュメント設定の裁ち落としサイズです。これらがデジタルトンボのサイズに変換され、PDFへ保存されます。
なお、Acrobatでは、環境設定によりトリムボックスなどを視覚的に表現できる機能があります。
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Acrobatなどでデータチェックができる
Acrobatにはプリフライト機能があり、PDFのデータチェックを行えます。印刷データのチェックに適したプリフライトプロファイルも用意されています。さまざまなチェック項目があり、サイズ、総インキ量、画像の解像度、画像のカラー、フォントが埋め込まれているか、PDF/X-1aやPDF/X-4などの規格に準拠しているかなどをチェックできます。
ほかにも印刷データのチェック項目は豊富にあります。必要なチェックを組み合わせてオリジナルのプリフライトプロファイルも作成して、効率よくチェックすることもできます。
Acrobat以外にもEnfocus PitStop ProというAcrobatの有料のプラグインアプリケーションでもPDFのデータチェックができます。また、ワークフローRIP（Raster Image Processor）にはPDFのデータチェックが搭載されているものもあるので、PDFを大量に効率よくチェックすることも可能です。
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ファイルサイズの最適化を行える
PDF変換する際に、使用している画像ファイルの解像度や圧縮形式を指定できます。変換設定によって、用途として不適切に高解像度の画像の適正化（ダウンサンプル）や画像の圧縮が行われ、ファイルサイズの縮小が実現できます。
ファイルのやり取りをする際の時間の短縮や処理時間の適正化を図ることができます。
ただし、ダウンサンプルや画像の圧縮について、印刷会社からPDF変換の設定の指定がある場合はそちらの設定に従いましょう。吉田印刷所では画像の劣化をさせないように、設定はダウンサンプルをしない、圧縮形式はZIPを推奨しています。
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ファイル管理のシンプルさ
PDFは基本的には1ファイルですべてのページの情報を含んで完結できるファイル形式です。
このため、ネイティブデータ入稿（IllustratorやInDesignのファイルを入稿する方式）の場合のように、リンク配置している画像や図のファイルを添付し忘れてリンク切れになるといったトラブルはありません。
入稿ファイルの数がシンプルで管理も簡単になります。
安定性と信頼性が高い
PDFは長年にわたり印刷業界で標準的に使用されており、その安定性と信頼性が確立されています。これにより、印刷会社とのスムーズなコミュニケーションが可能となり、トラブルを未然に防ぐことができます。
吉田印刷所でも2001年4月から現在（執筆時：2024年12月）に至るまで20年以上PDF入稿による印刷を受け付けています。
出力ファイルとしてワークフローに流せる
印刷データを受け取る側としては、RIPでPDFデータの処理ができるのであれば、入稿データのPDFデータを人の手で開くことなく、そのままRIPで自動的に処理をして製版工程、印刷工程と進めることができます。データ編集といったアナログな作業が減ることで、作業時間の短縮や、ミスの低減、コストの削減などが実現できます。
またPDFをそのままRIP処理できるエンジンのAPPE（Adobe PDF Print Engine）・AEPE（Adobe Embedded Print Engine）がプリンターや出力機に搭載されていれば、PDFをそのまま印刷データとして処理するのでデータ再現の正確性や処理のスピードが上がり、生産性が高まります。
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デメリット
PDFファイルは編集しづらい
PDFはレイアウト情報が固定化されたフォーマットであり、作成元のアプリケーションとは切り離されているため、後からの編集が難しいです。
PDFの作成方法によりますが、複数行にわたる文章が1行1行に分かれて保存されることや、文字がアウトライン化されることがあるので、文字の編集や削除は印刷トラブルの元になりかねません。
デザインや内容に変更が必要な場合は、元の編集可能なファイル（例：Adobe InDesignやAdobe Illustratorのファイル）に戻って修正し、再度PDFを作成する方が良いでしょう。
また、Adobe Acrobatで編集したものは印刷用PDFとして受け付けられない場合もあるので、注意が必要です。
間違った変換設定を選択するリスク
PDFへの変換設定はさまざまな項目があります。このため、項目の設定が誤っていると、PDFへ変換ができたものの意図した結果のPDFにならない場合があり、元のデータとは大きく異なる仕上がりになることもあります。
例えば、画像の解像度を設定できる項目は高い解像度の画像を指定の解像度に下げて変換できます。オフセット印刷・オンデマンド印刷を想定しているのに、72ppiや150ppiなどの低い解像度に設定されていると、元のデータでは印刷に使用できる品質の画像であっても、PDFでは解像度が低下し、印刷で使用できない品質の画像になる場合があります。
ほかにも、画像の圧縮方式でZIPやJPEGを選択でき、JPEG方式を選択することで大幅にファイルサイズを減少することができますが、圧縮率を上げると画像のモスキートノイズが目立って品質の低下を感じる場合もあります。
また、意図しないカラー変換が発生することや、透明効果が多く使われているデータを透明効果に対応していないPDFのバージョンで変換してしまい、非常に複雑なPDFデータになったり、意図どおりではない印刷結果になったりする可能性もあります。
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ワークフローに合わないリスク
印刷会社によっては、通常のCMYKのプロセスカラー印刷ではPDF入稿に対応していても、特色を使った印刷やパッケージの印刷などではPDF入稿に対応していない場合があります。
PDF入稿に対応していない場合には、ネイティブデータ入稿に切り替える必要があります。
PDFの互換性の問題
PDFの互換性には3つの問題があります。順に解説します。
PDFのバージョン
1つ目は、PDFのバージョンです。
PDFのバージョンは1.3、1.4、1.7、2.0などのバージョンがあり、それぞれのバージョンでPDFの機能が異なります。大きな違いは1.3形式と1.4形式です。国際標準規格（ISO）で印刷用途と策定されているのはPDF 1.3形式がベースのPDF/X-1a、また、透明効果などの設定も対応している規格のPDF/X-4はPDF 1.4以降となります。
PDF 1.3形式ではオブジェクトに透明の情報を含められないので、例えばAdobe Illustratorで透明効果を使ったオブジェクトは、PDF 1.3形式で保存するときに内部で「透明の分割・拡張」の処理を行い、透明を使わない方法で同等の表現に変換してPDFデータにします。ただし、透明の分割・拡張の機能の再現性に限度があるため、透明効果を複雑に使用している場合は、透明効果に対応しているPDF 1.4以降（PDF/X-4形式）で保存する方が良いでしょう。
具体的にはドロップシャドウや乗算、半透明などの透明効果がデザインに多く使われている場合は、PDF/X-4に書き出します。PDF/X-4は印刷会社によって対応できる場合と対応できない場合があるので事前の相談が必要です。吉田印刷所の印刷サービスではPDF/X-4に対応しています。
また、ウェブブラウザーなどのPDFビューアーによってはPDF 1.7形式で保存されたPDFを正しく表示できない場合があります。このことから、データ作成者と印刷業者との間で意思の疎通ができなくなることがあります。印刷データの確認用では、最新版のデスクトップ版Adobe AcrobatもしくはAdobe Acrobat Readerをおすすめします。
PDF変換の信頼性
2つ目は、PDFを作成するアプリケーションのPDF変換の信頼性です。
PDFはAdobeが考案したファイル形式ですが、さまざまなアプリケーションからPDF形式で保存・変換できるようになっています。例えば、Adobe Illustratorから書き出しでPDF形式に保存する、Microsoft WordからエクスポートでPDF形式に保存する、Google ドキュメントやAdobe ExpressやCanvaからPDF形式で保存するといったものがあります。
PDFを変換する方法はさまざまな方法があるため、変換するアプリケーションによってはPDF変換の信頼性が安定せず、意図した表現でPDFに変換できない場合もあります。
印刷用途では経験上Adobeのパソコン版のアプリケーション（Adobe IllustratorやAdobe InDesign、Adobe Acrobat）からのPDF変換の信頼性が高いです。
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PDFビューアーの正確性
3つ目は、PDFを表示するビューアーの正確性です。
以前はPDFを表示するためのアプリケーションといえばAdobeが開発したAdobe Acrobat（Adobe Acrobat Reader）が標準でした。その後、MacのOS標準アプリケーション「プレビュー」でもPDFの表示ができるようになり、WindowsでもWindowsアプリケーション「リーダー」（Windows Reader）でPDFの表示ができるようになりました。
また、Google Chromeを始め、Apple Safar、Microsoft Edge、Mozilla Firefoxなどのウェブブラウザーでも外部のアプリケーションを必要とせずに、ブラウザー内でPDFを表示できるようになっています。
オンラインサービスでも、Google Drive、Microsoft OneDrive、Acrobatクラウドストレージ上でPDFファイルを表示できます。
さらにスマートフォンの内蔵ビューアーやスマートフォンアプリケーションのAdobe AcrobatやMicrosoft 365、Google ドライブなどでもPDFファイルを表示できます。
こうしたPDFビューアーの多様化はユーザーの利便性を高めることに貢献していますが、対してPDFの表示の正確性には大きな課題を持っています。PDFビューアーAで見たPDFとPDFビューアーBで見たPDFの表現が異なるといったことも確認できています。これはPDFの最大のメリットである「一貫した表示」という点からは無視できない大きな問題です。
印刷用途ではパソコン版Adobe AcrobatまたはAcrobat Readerでの表示の正確性が高い（最終印刷物に近い）です。
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まとめ
PDF入稿は、印刷業界において標準的なデータ入稿形式として広く利用されています。
PDFのメリットは、PDFにファイルの中にデザイン要素をすべて含むことができ、ひとつのファイルで入稿ができる点です。さらにAcrobatなどを使用することで入稿前にデータチェックができ、印刷トラブルになるデータの箇所を把握できる点もメリットのひとつとして挙げられます。
逆にPDFのデメリットとしては、PDFファイルは編集しづらいデータなので再入稿に手間がかかる、PDF変換を誤ってしまうリスク、適切なPDF運用の難しさなどが挙げられます。これらのデメリットを理解し、適切に対処することで、PDF入稿の利便性を最大限に活用することができます。
PDF入稿は、印刷業界における標準的な方法として確立されている一方、その活用にはルールの理解と慎重な運用が求められます。この記事を通じて、PDF入稿のメリットとデメリットを正しく把握し、よりスムーズな印刷物制作にお役立てください。
謝辞
尾花暁さん（@akatsuki_obana）、大倉照結さん（@hisara_）に、このページの内容の確認・加筆のご協力をいただきました。ありがとうございました。