吉田印刷所ニュースレター「YOSHIDA TELLING」2013年7月号《PDF》

PDFは環境に依存しない国際基準の電子フォーマットです。

PDFとは？

PDF（Portable Document Format）とは、アメリカのAdobe Systems社によって開発された電子文書のためのフォーマットです。（拡張子は.pdf）

このPDFという規格ができるまでは、パソコン上における文書データのやりとりは大変なものでした。例えば、企画書をPowerPointで作成し、そのデータを相手に渡したら、相手はそのソフトを持っておらず、開く事ができなかった。またはバージョンが違っていて表示がおかしくなってしまった。など、文書データのやり取りは難しいものでした。

PDFは相手のコンピュータの機種や環境によらず、作った時の状態のままのレイアウトを維持し、閲覧や印刷を可能としました。

PDF形式のファイルには文字情報や画像、レイアウトなどの情報を一括でまとめることができます。また用途別に最適なデータの圧縮を行うことで、Eメールなどで送信しやすい、コンパクトで最適なファイルサイズにすることもできるのです。

PDFを使うことで、従来、紙を使って行っていた情報の伝達・管理を電子ファイルに置き換えることができます。電子ファイルを使うことで情報の伝達コストの削減、保管・管理のスペース削減、検索の効率化、情報交換に要する時間の節約などができます。また、劣化せずにいつまでも保存が可能です。

PDFは高機能

PDFには様々な用途に対応するため、色々な機能が設定できます。

• セキュリティを設定し、暗号化できます。
  • 第三者に見られてはいけないPDFデータにパスワード等を設定することができ、セキュリティを強化することができます。
• しおり・リンク・コメント・注釈をつけることができます。
  • PDFデータに対し、修正指示などのコメント等を挿入することができます。
• アクション機能や音声を入れることができます。
  • 画面上でクリックすると指定のページにジャンプしたり、音声データも入れて音楽を流したりと、動きのあるファイルにすることができます。

PDFはどうやって見るの？

PDFを作るには？

PDF文書の作成には、Adobe Acrobat（有料）というソフトを使用します。このソフトではほかのアプリケーションで作成した文書をPDFに変換したり、編集作業が行えます。また、昨今の文書作成ソフトではPDF作成機能も標準で搭載されており、Microsoft社のOfficeでは、2007以降のバージョンであれば、Acrobatがなくても、WordやExcel、PowerPoint等で作成した文書をそのままPDF形式に変換することもできます。この他、無料で利用できるPDF作成ソフトもありますので試してみてはいかがでしょうか。

商用印刷の世界にもPDFは使われています。

PDFを使用することで、印刷工程はスムーズに

パソコン環境において大変便利なPDFですが、商用印刷を扱う印刷会社でもPDFを印刷用のデータとして使用しています。

DTP化、デジタル化の普及によって印刷物の制作工程が短縮されましたが、❶従来の工程ではデータ作成前にデザイナーなどの制作側は印刷を行う印刷会社の環境を確認し、パソコン環境を一致させる必要がありました。デザイナーと印刷会社、お互いのパソコン環境が違うと印刷内容が制限されたり、データの入稿が煩雑になるなど問題が多々あったのです。

❷そこでPDFを使用することにより、デザイナーが印刷に必要な情報をPDFの中に集約して印刷会社に渡すことができるようになりました。パソコンの環境を一致させることなく、スムーズに渡すことができるようになったのです。

❸また、それまでレイアウトデータ・写真等、必要な材料を全て用意して印刷会社に渡さなければならなかった工程もPDFを利用することにより、1ファイルのみの受け渡しで済むようになるなど、データの運用も容易となったのです。

印刷用途に最適化した「PDF/X」

PDF/X（Portable Document Format eXchange）とは、PDFファイルの相互交換性に関する規格のことです。国際標準規格であるISO15930により規定されています。相互交換とはデータの受け渡しとお考え下さい。

印刷におけるPDFは一般に使用されるPDFとは違い、「PDF/X」という印刷に準拠した規格でなければなりません。PDF/XはあくまでPDFの規格全体の一部で、前頁で紹介した注釈やアクション機能などを排除し、文字情報・カラー情報・写真・レイアウトなど印刷に必要な要素に絞って、印刷に最適化されたPDFの規格なのです。近年ではレイアウトソフトの表現能力は飛躍的に進化し、透明効果など複雑な表現も可能となり、従来の「PDF/X-1a」という規格では対応出来ない問題も多くなりました。PDFもそのような技術の進化に対応するために「PDF/X-4」という規格が登場したりとPDFは日々進化しています。

用途に適したPDFを作成しましょう

印刷会社に印刷を発注する時、近年では「印刷データの入稿はPDFで」という方法が主流になりつつあります。「PDFにさえなっていれば印刷は問題ない」という誤った認識を持ってデータを入稿すると、印刷トラブルの原因となってしまいます。そこで、変換されたPDFが印刷用として不備がないかチェックすべき点を紹介します。不備があるPDFで印刷トラブルや納品日が送れる原因となりますので、必ずチェックしましょう。

吉田印刷所サービス紹介

編集後記

印刷・出版業界はもちろん、一般企業や官公庁・自治体でも使用されるようになったPDF。今後もどんどん進化を遂げ、便利なものになっていくとことでしょう。当社の印刷通販サイト「トクプレ.」のDTPサポート情報のコーナーにてさらに詳細なPDFについての情報を掲載しております。是非ご覧下さい。